NOTA FISCAL DE CONSERTO: SAÍDA
O processo deve ser elabora em um terminal que tenha acesso ao programa VEGA e o POLINFE. Certifique-se que o sistema do SEFAZ está ativo dentro do programa POLINFE.
1º Vá até a guia MOVIMENTAÇÃO, SAÍDA/FATURAMENTO e a seguir em NOTA FISCAL AVULSA.
2º Adicione no primeiro campo a OPERAÇÃO que deseja utilizar. Atente-se ao fato de que cada operação realiza um processo diferente do outro, e cada operação mostra, ao lado direito os processos inclusos dentro da operação como “gerar quantidade”, “gerar lançamentos”, “gerar IPI”, escolhendo assim a operação que mais se adéqua ao que necessita. Nesse caso, utilizaremos a operação 51 – Envio de equipamento para Conserto ou Remessa para conserto. Conforme figuras abaixo: (pode-se digitar somente o numero da operação “51” ou clicar na lupa ao lado e procurar a operação correspondente e clicar em ok).
3º Feito isso, iremos efetuar o lançamento fiscal da nota, para isso adicionaremos o cfop 5.915 – Rem Mercad. Conserto - no campo correspondente , caso precise, pode-se utilizar o auxilio da lupa ao lado para a procura do cfop desejado, lembrando que em casos que o fornecedor seja de dentro do estado, todo e qualquer cfop de saída para ele terá o numero “5.” Na frente dos outros números do cfop, e se o mesmo for de fora do estado, todos os cfops para ele terão o numero “6.” Na frente do restante da numeração
CFOP PARA DENTRO DO ESTADO: 5.915, 5.916, 5.949, 5. ENTRE OUTROS (APENAS EXEMPLOS)
CFOP PARA FORA DO ESTADO: 6.915, 6.916, 6.949, 6. ENTRE OUTROS (APENAS EXEMPLOS)
4º Indicar qual é o destinatário da nota, pode-se utilizar o auxilio da lupa ao lado.
5º Após terem sidos efetuados os passos 3 e 4, deve-se agora selecionar o produto que estará sendo enviado para conserto, para isso clique na primeira aba da guia produtos e aperte a tecla de “espaço” para procura-lo, selecione-o com duplo clique do mouse.
6º Após selecionar o produto, a tela voltará automaticamente para a guia principal da nota fiscal, caso queira adicionar outros produtos à nota, basta apenas apertar a tecla “seta” para baixo e seguir o procedimento anterior.
7º Com o produto já adicionado a nota, iremos agora alterar sua quantidade e valor, e se necessário também os dados fiscais. Conforme figura a seguir, verifique que o produto indicado esta com cfop diferente do indicado anteriormente no cabeçalho da nota, nesse caso devemos modifica-lo e deixá-lo igual ao cfop do cabeçalho.
8º Modificado o cfop, ajustado a quantidade e o valor do produto, devemos agora adicionar observações complementares às notas (em muitos casos o fornecedor pede que informe o numero da NF de compra ) que pode ser preenchido com a informação que achar pertinente. Conforme assinalado acima, deve-se clicar no campo observações complementares, após isso, clicar na “lupa” do lado esquerdo inferior das informações e indicar a observação desejada (como padrão, o sistema tem adicionado a “informação padrão” que consiste em um campo todo em branco, sendo que o usuário pode modifica-lo ou gerar novos modelos de informação que possa vir à utilizar novamente e salvá-la para usar quando julgar necessário), neste caso será utilizado a “informação padrão” dentre as outras mostradas na figura.
9º No campo agora em branco, pode-se adicionar a informação que achar necessário.
10º Em um sistema aonde a grade tributária de produtos já está previamente configurada , não é necessário modificar mais nada na nota, mas se por algum motivo a mesma estiver incoerente e seja necessário verificar quais são as tributações expostas na nota, você deve clicar na guia 2- ICMS/ISS, 3 – IPI/Frete e Outros, 4 – PIS e etc; para verificar se há inconsistência, conforme figura a seguir. Aqui pode ser necessário o auxilio de Contabilista responsável, para verificar se as tributações estão conforme o regime tributário que sua empresa permite utilizar.
11º Após todos os dados estarem confirmados, clique em “salvar” no canto inferior direito da tela, para que a nota seja enviada então ao SISTEMA do SEFAZ para devidas autorizações de uso.
12º Aperte a tecla “ctrl + f7” ou simplesmente guie o mouse ate o segundo ícone no sistema VEGA, da esquerda para a direita com o nome “gerenciador de nota fiscal eletrônica” e observe o status da nota:
Pendente: A nota ainda esta em processo de envio ao SEFAZ, ou está na fila aguardando conexão com o servidor.
Enviada: Nota já esta em tramites de envio ao SEFAZ.
Rejeitado: Caso a nota esteja com algum dado incoerente, o SISTEMA DO SEFAZ rejeitará a nota e a mesma aparecerá nesta guia, deve-se verificar o erro descrito no canto inferior desta tela (erros prováveis, códigos de CFOP incoerentes, produto sem código NCM, tributação incoerente, cadastro do fornecedor ou cliente incompleto ou sem código IBGE no cadastro da cidade) identificando o erro, deve-se corrigi-lo e na mesma guia de notas rejeitadas, selecionar a nota e clicar em “reprocessar NFE” e esperar a nota efetuar os trâmites anteriores novamente. Vale lembrar que para notas com erro de NCM do produto, cadastro de cliente errado É POSSÍVEL que a nota seja corrigida e REPROCESSADA, porém, para notas com erro de tributação e CFOP, a mesma deve ser cancelada e estornada conforme veremos adiante.
Autorizado: Nota já foi validada pelo sistema do SEFAZ e já esta autorizada o uso da mesma, pode-se imprimir a mesma e utiliza-la.
Impressa: As notas que já foram autorizadas e impressas estarão nessa guia, lembrando que em casos que a nota esteja em outros processos (enviada, pendente, rejeitada) e tenha sido impressa, a nota NÃO estará nessa guia, apenas de processos de AUTORIZADAS para IMPRESSAS.
Recusada: A nota recusada é aquela que já foi corrigida várias vezes, e ainda assim, por ainda conter algum erro, é recusada pelo SEFAZ novamente. É normal também, notas com erro de validação, e erro de cadastro tributário serem recusadas; neste caso a nota não deverá mais ser corrigida, e sim cancelada, estornada e feito nova nota.
Cancelada: Nessa guia aparecem notas que já foram canceladas pelo processo normal de cancelamento, mas ainda não foram estornadas. Lembrando que a nota ao ser cancelada necessita de um estorno para que os produtos da nota voltem aos seus estoques normalmente e as operações feitas pela nota sejam excluídas.
Estornada: Todas notas que já foram canceladas e estornadas assim como citado no processo anterior.
Todas: Incluem notas tanto de saída como notas de entrada eletrônica em geral que foram processadas pelo sistema do SEFAZ.
13º Para imprimir a nota, basta apenas ir até a guia AUTORIZADA, selecionar a nota desejada e clicar abaixo do lado esquerdo em imprimir. Caso precise reimprimir uma nota, qualquer, deve-se fazer o mesmo processo, porém procurando a nota na guia IMPRESSAS (recentes) ou TODAS (clicar em “carregar TODAS” do lado superior esquerdo).